Catering

De culinaire invulling ofwel de catering speelt in veel gevallen een grote rol, zo niet een hoofdrol. Niveau, samenstelling en kwaliteit van het culinaire gedeelte dienen aan te sluiten bij doelgroep, doelstelling en de uitstraling van het evenement. Welke plek de catering ook inneemt, belangrijk is dat niveau, samenstelling en kwaliteit van het culinaire onderdeel passen bij de uitstraling van het evenement en dat de cateringvorm waarvoor je kiest (brunch of lunch, uitgeserveerd diner of buffet, borrel of high tea et cetera) moet passen in het geheel voor wat betreft duur, timing, kwaliteit en kwantiteit.

Welke partycateraar?
Tegenwoordig zijn er veel locaties die werken met een of meerdere vaste cateraars. Mocht je een locatie treffen waarbij je een eigen cateraar kunt kiezen, zorg dan voor een goede cateraar. Put uit je eigen ervaring en let tijdens andere evenementen op de catering. Zijn de hapjes en drankjes lekker? Ziet de presentatie er goed uit en hoe is de houding van de bediening?

Stel jezelf de vraag of de doelgroep van jouw evenement deze hapjes en drankjes zou waarderen. Zo ja, bezoek de eventuele website van de cateraar of vraag folders en referenties op. Mocht het tot een oriënterend gesprek komen, vraag dan ook naar de logistiek van de organisatie. Beschikt de cateraar over koelwagens en mobiele keukenapparatuur, en hoe transporteert hij de hapjes?

Stel voor of je een kijkje mag nemen in de (voor)bereidingskeukens en vraag naar de manier waarop het voedsel wordt bereid. Werkt de cateraar bijvoorbeeld consequent volgens HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points)? Dit is een door de Europese overheden opgelegde methode voor het hygiënisch bereiden en opdienen van voedsel. De gezondheidsinspectie controleert op de naleving van de hieruit voortvloeiende regels.

Vraag naar de professionaliteit van de gastvrouwen en gastheren. Zijn zij gediplomeerd en hebben ze genoeg ervaring. Is het mogelijk hen te laten bedienen in uniform of in bij het evenement passende kleding? En wat zijn de mogelijkheden van tafelindeling, tafellinnen, passend servies en glaswerk? Om een indruk te krijgen van de creativiteit en mogelijkheden van de cateraar kun je vragen naar beeldmateriaal in de vorm van een fotoboek of op een site van een evenement waar deze cateraar de culinaire invulling verzorgd heeft.

Neem de tijd voor het zoeken naar een geschikte partycateraar. Tijdens het evenement wordt duidelijk wat de cateraar daadwerkelijk te bieden heeft. Neem dus geen risico en verricht goed vooronderzoek.

Naast de cateraar op locatie en de cateraar die van buitenaf wordt ingehuurd, kun je voor kleinere evenementen ook nog denken aan de traiteur. Let er wel op dat deze voedselverzorgers vaak alleen uitgerust zijn voor kleine bijeenkomsten. Je moet ze meer zien als culinaire ondersteuning.

Culinaire programmaonderdelen

• Aangeklede thee en/of koffie.
• Koffietafel.

• Picknick.
• Broodjeslunch.

• Buffetlunch (koud/warm).
• Buffetdiner (koud/warm).

• Culinair diner met meerdere gangen.
• Barbecue.

• Dessertbuffet.
• Bittergarnituur.

Tegenwoordig wordt bij een diner steeds meer gebruik gemaakt van tussenvormen, waarbij geen gebruik gemaakt wordt van een traditioneel buffet. Denk hierbij aan een koud buffet waarop diverse kant en klare bordjes staan met verschillende gerechten. Op deze manier blijft het buffet er constant representatief uitzien. Ook is het voor de gasten makkelijk kiezen, zodat het ontstaan van lange rijen beperkt blijft.

Een andere vorm is het uitserveren van diverse warme of koude gerechten op kleine bordjes, in kommetjes of glaasjes. Bij een dergelijk ‘walking dinner’ dienen de gerechten eenvoudig staand te eten te zijn. Het voordeel hiervan is de informele sfeer en de mogelijkheden om veel andere gasten te ontmoeten.

Aantallen en gemiddelden

Niets is zo vervelend om veel eten weg te moeten gooien of om nee te moeten verkopen aan gasten die speciaal voor jouw evenement een avond hebben vrijgemaakt. Het bestellen van de juiste aantallen is dus van groot belang. Uiteraard kan de partycateraar je hierbij adviseren. Hieronder vind je voorbeelden van enkele gemiddelden.

Koffie/thee
Tijdens een ontvangst met koffie en thee kun je rekenen op anderhalf kopje per persoon. Duurt de ontvangst heel kort, houd dan rekening met één kopje per persoon. Tijdens een koffie- of theepauze van ongeveer twintig minuten moet je rekenen op één kopje thee of koffie per persoon.

Als vuistregel kun je tijdens het eerste uur van het evenement rekenen op een gebruik van drie drankjes. In de daarop volgende uren worden gemiddeld twee drankjes per persoon gebruikt.

Wijnen tijdens diner
Tijdens een diner wordt gemiddeld één glas wijn per gang gedronken. Tijdens het hoofdgerecht is anderhalf glas een goed gemiddelde.

Bittergarnituur en hapjes

Per uur kun je rekenen op ongeveer 3 hapjes per persoon. Ga je na het apéritief aan tafel, geef dan alleen wat nootjes of zoute koekjes, of trakteer op een of enkele verfijnde hapjes (amuses).

Aantal gasten
De cateraar vraagt altijd naar de hoeveelheid gasten die je verwacht. Geef een schatting en spreek af dat je een paar dagen voor het evenement de juiste aantallen doorgeeft. Houd er eventueel voorzichtig rekening mee dat er toch nog altijd een klein percentage van het aantal aanmeldingen op het laatst verhinderd is. Bij diners en buffetten voor kleine gezelschappen moet je altijd het juiste aantal doorgeven: je verwacht 25 gasten, bestel dan ook 25 couverts. Bij sitting-dinners – of het nu grote of kleine diners zijn – geef je ook altijd het juiste aantal door. Mochten enkele genodigden toch verhinderd zijn dan zal de cateraar de couverts na enige tijd afruimen.

Samenstelling van gerechten en hapjes

Dieetwensen
Voor welke vorm(en) van catering je ook kiest, houd altijd rekening met de doelgroep. De kans dat enkele gasten een speciaal dieet volgen uit gezondheids- of religieuze overwegingen is groot. Vraag vooraf naar eventuele diëten (bij voorkeur al bij de aanmelding voor het evenement), zodat de cateraar hier tijdig rekening mee kan houden. Sommige gasten zullen wellicht graag vegetarisch of veganistisch eten. Houd ook daar rekening mee bij de samenstelling van gerechten. Een dergelijk gebaar wordt vaak op prijs gesteld.

Buffetten

Tafelschikking
Bedenk hoe je de maaltijd aan de gasten wilt presenteren. Doe je dit in de vorm van een sitting-dinner, dan heb je meer ruimte nodig dan voor een diner in buffetvorm met slechts voor een gedeelte van de gasten zitgelegenheid.

Bedenk bovendien vooraf hoe je de interactie tussen je gasten wilt laten verlopen. Wil je een informele sfeer creëren, dan kun je bijvoorbeeld kiezen voor een combinatie van tafels met stoelen en een gedeelte met statafels. Een diner waarbij alle gasten aan tafel zitten, brengt al snel intensievere contacten met zich mee, maar is minder flexibel en erg formeel.

Bedenk bij een sitting-dinner of je wel of geen tafelschikking wilt en of je deze eventueel tijdens het diner een keer wilt wisselen. Vergeet niet de tafelschikking door te geven aan de cateraar, zodat de medewerkers de gasten behulpzaam kunnen zijn bij het vinden van hun zitplaats en om ervoor te zorgen dat de bediening weet waar de gasten met speciale (dieet)wensen zitten.

Checklist
Let bij het uitkiezen van een partycateraarop de volgende zaken: