 |
portaalsite over business events |
» nieuwsbrief » contact |
HOME | EVENT LEVERANCIERS | BEDRIJFSUITJES | NIEUWS | EVENT-JOBS | EVENTS.TV | VIP ARRANGEMENTEN |  BRANCHE | SHOP | OVER ONS | WEBLOG
|
» branche
|
Vervoer
Vervoer van en naar de locatie waar het evenement wordt gehouden, behoort ook tot de verantwoording van de organisator. Zelfs als de genodigden op eigen gelegenheid naar het evenement komen, dien je vooraf een aantal maatregelen te nemen. Een routebeschrijving geven is wel het minste dat je kunt doen. Besluit je het transport van en naar de locatie geheel uit handen van de gasten te nemen, dan heb je nogal wat keuze uit verschillende vervoermiddelen.
Vervoer op eigen gelegenheid In de meeste gevallen bezoeken de gasten je evenement op eigen gelegenheid. Denk niet dat je dan moeite bespaard blijft. Integendeel, je moet zaken als een routebeschrijving en parkeergelegenheid vooraf regelen. Zorg ervoor dat jouw gasten zo soepel mogelijk een weg kunnen vinden naar de plaats van bestemming. Zo loop je minder kans op vertraging van je gasten en dus ook op dat van je programma.
Vraag je locatieverhuurder naar een routebeschrijving. Test deze vooraf: is er rekening gehouden met routes voor mensen die vanuit verschillende richtingen komen en zijn er wegomleidingen op de dag van het evenement? Is er geen routebeschrijving, maak hem dan zelf. Hoe gedetailleerder, hoe prettiger. En vergeet niet de routebeschrijving te testen! Bekijk de parkeermogelijkheden bij de locatie. Reserveer je plaatsen in een dichtbij gelegen parkeergarage, vergeet dan niet om de gasten bij het weggaan een uitrijdkaart te geven. Is er alleen een parkeerterrein in de buurt, overweeg dan om het terrein tijdens het evenement te laten bewaken. Is het bijna onmogelijk om dicht bij de locatie parkeergelegenheid te verzorgen, overweeg dan om verderop een parkeergelegenheid te creëren en vervoer je gasten vervolgens met touringcars of (water)taxi’s naar de plaats van bestemming. Denk bij het opstellen van een routebeschrijving niet alleen aan de auto, maar bekijk ook de mogelijkheden van openbaar vervoer en stuur je gasten naast de routebeschrijving ook een reisschema op basis van openbaar vervoer.
Sluit ook niet uit dat mensen op de fiets of met de brommer het evenement bezoeken. Zij stellen het vast op prijs als je voor hen een overdekte stalling hebt geregeld. Wanneer een evenement plaatsvindt bij een locatie waar het moeilijk parkeren is, kan gedacht worden aan valetparking. Hierbij rijden de gasten tot de entree van de locatie, stappen daar uit en zorgt een parkeerwacht voor het parkeren van de auto en het beheer van de sleutels. Op het moment dat de gasten willen vertrekken, wordt de auto door de parkeerwacht voorgereden, zodat de gast wederom in kan stappen voor de deur. Belangrijk hierbij is dat deze mogelijkheid aangegeven wordt in de uitnodiging of bevestiging.
Een iets minder kostbare manier van parkeerbegeleiding is het inzetten van een shuttledienst. Dit wordt vaak gedaan wanneer gebruik gemaakt kan worden van een groot parkeerterrein in de buurt. Een shuttle, wat een touringcar, een limousine, een Hummer of een soort golfkar kan zijn, brengt de gasten vanaf het parkeerterrein naar de locatie. Gezamenlijk vervoer Touringcar De touringcar is voor reizen over een afstand tot ongeveer 350 kilometer een prettig vervoermiddel. Denk niet dat alleen grote bussen inzetbaar zijn. Busmaatschappijen bieden touringcars van luxe achtpersoonsbusjes tot dubbeldekkers voor ongeveer 70 personen aan. Het is verstandig om grootschalig vervoer geheel bij de daarin gespe-cialiseerde organisatie onder te brengen.
Zij zijn niet alleen het best op de hoogte van de prijzenmarkt, maar waken ook over een optimale uitvoering van de vervoersplanning. Vraag verder meerdere busmaatschappijen om offertes. De prijzen kunnen namelijk verschillen. Wees, tot slot, op tijd met het reserveren van een touringcar. Taxi Zie niet over het hoofd dat bij vervoer naar de locatie de taxi een rol kan spelen. Informeer bij taxibedrijven ook naar mogelijkheden om meerdere mensen te vervoeren. Sommige taxibedrijven hebben luxe busjes in hun wagenpark opgenomen. Trein Je kunt, mits je dit tijdig aanvraagt, een trein afhuren en deze in overleg een bepaalde route laten rijden. Deze reis zal zich in de regel buiten de spits moeten afspelen.
Rondvaartboten, maar ook watertaxi’s kunnen prima worden ingezet als vervoermiddel. Vooral in steden waar het moeilijk parkeren is, is een varend transportmiddel het overwegen waard. Uiteraard kun je ook denken aan het inzetten van partyboten, waarbij verschillende faciliteiten aan boord aanwezig zijn. Ook bij het inschakelen van varend vervoer is het zaak – zeker tijdens het toeristenseizoen – tijdig te reserveren en meerdere offertes aan te vragen.
Boot Vliegtuig
Je kunt een luchtvaartmaatschappij inschakelen voor vervoer naar de locatie door bijvoorbeeld een zogenaamde charterovereenkomst met de maatschappij te sluiten. Zo’n overeenkomst sluit je in de meeste gevallen met de luchtvaartmaatschappij in het land waar het evenement wordt gehouden. Vraag ook naar de mogelijkheden om op het vliegveld van aankomst tijdelijk een eigen receptiebalie in te richten. Van hieruit kun je het vervolgvervoer laten plaatsvinden. Overig Wanneer een locatie zo lang mogelijk geheim dient te blijven, is het mogelijk om op de dag van het evenement op het moment wanneer de gasten vertrekken een routebeschrijving te sturen per SMS. Afhankelijk van de reisafstand kan dit in verschillende delen gestuurd worden. Tip! Vraag jouw gasten bij het responderen ook welk vervoermiddel zij gebruiken om naar jouw evenement te komen. Op die manier kun je de benodigde parkeerplaatsen inschatten. Ga na of genoeg mensen gebruikmaken van het openbaar vervoer en overweeg vervolgens om een bus in te zetten die de gasten van het station naar de locatie rijdt. Vooral bij internationale evenementen is dit van belang omdat internationale gasten vaak gebruik-maken van het vliegtuig. Je kunt voor hen vervolgens een taxiservice regelen. Door vooraf te vragen naar de wijze van transport van jouw gasten kun je hier tijdig op inspelen. Tip! Bespreek vooraf parkeerplaatsen voor de gasten die met de auto komen. Bespreek zelfs meer parkeerruimte. Er zullen altijd mensen toch met de auto komen, bijvoorbeeld omdat het is gaan regenen. Checklist
|
» evenementenadvies |
Highprofile.nl is een onderdeel van High
Profile bv | High Profile bv heeft ook de sites Toptrouwlocaties.nl
(Trouw- en feestlocaties), Weddingplanner.nl (Blog, Inspiratie voor de trouwlocatie), Locaties.nl (voor o.a. vergaderingen en evenementen) en Webguide.nl (profielen en cases van internet bureaus), Inspirerendelocaties.nl (Bijzondere locaties voor meetings, brainstormsessies en vergaderingen)
