Presentatie en techniek

Bij een presentatie is het van wezenlijk belang dat uw boodschap de toehoorders bereikt. (Audio)visuele hulpmiddelen ondersteunen de presentatie en geven uw boodschap een extra impuls. Uiteraard is het wel noodzakelijk dat de techniek naar behoren functioneert. Krakende boxen, microfoons die niet werken en flikkerende lampen leiden de aandacht immers van uw boodschap af. In dit hoofdstuk vindt u praktische informatie en handige tips rondom (audio)visuele hulpmiddelen.

Het neerzetten van een goede presentatie kost tijd. Begin daarom ruim van tevoren met de voorbereidingen. Ook al schakelt u een extern bureau in om de hele presentatie te verzorgen, kom altijd zelf met een plan en zorg ervoor dat u de eindcontrole in handen houdt. 

Voordat u besluit welke (audio)visuele middelen u wilt gebruiken, is het van belang om zorgvuldig te kijken naar de beschikbare ruimte, het aantal personen dat de presentatie zal bijwonen en de vorm van de boodschap. Ook is het goed om te bedenken of u uw boodschap door middel van één of juist meer presentatievormen wilt overbrengen. Bovendien is het van belang om in kaart te brengen wat u als bedrijf wilt uitstralen.

Verlies nooit uit het oog dat de boodschap voorop staat. U kunt nog zoveel technische hoogstandjes laten zien, de impact van de boodschap staat of valt met de juiste presentator die de juiste techniek gebruikt. Daarbij staat de techniek in dienst van de spreker en niet andersom. Om de sterke, persoonlijke punten van de spreker te benadrukken kan het nuttig zijn om een communicatiebureau in te schakelen voor coaching.

Technische hulpmiddelen zijn onder te verdelen in drie hoofdgroepen: (audio)visuele hulpmiddelen, geluid en licht.

(Audio)visuele hulpmiddelen
Flip-over
Een flip-over, vergelijkbaar met een groot schrijfblok, is prima te gebruiken voor kleine gezelschappen. Uiteraard kunt u de flip-overteksten en -tekeningen van tevoren maken. De ervaring leert echter dat u uw publiek beter bij uw verhaal betrekt als u ‘live’ op de flip-over schrijft. Let er wel op dat de mensen achter in de zaal de onderste regels ook kunnen lezen. 

Diaprojector
Deze techniek wordt bijna niet meer gebruikt. De hoge kwaliteit van een kleurendia wordt immers steeds meer geëvenaard door computerprojecties. Bij computergestuurde diashows wordt diaprojectie nog wel gebruikt. In enkele minuten tijd komen hierbij, via een aantal projectoren, honderden dia’s over één of meer schermen voorbij.

Gebruikt u toch dia’s bij uw presentatie, zorg er dan voor dat alle dia’s hetzelfde formaat hebben (liggend óf staand) en gebruik altijd in degelijke plastic raampjes ingeraamde dia’s. Om vastlopen te voorkomen is het van belang dat alle raampjes hetzelfde zijn. U kunt dia’s markeren met een watervaste stift. Gebruik geen plaketiketten of correctietape. Door de warmte van de projector wordt de lijm namelijk verhit, waardoor de kans aanwezig is dat de hele presentatie vastloopt.

Tot slot: vergeet niet de dia’s van tevoren in de presentatieruimte of in een preview te testen. Laat niets aan het toeval over. Ga in de zaal zitten en kijk of er geen storende elementen zijn. Controleer altijd of de zaal goed kan worden verduisterd. 

Overheadprojector
Hiermee projecteert u sheets op een scherm. De overheadprojector is met name geschikt voor overdracht van informatie aan kleine groepen, zoals tijdens vergaderingen of bedrijfspresentaties. Belangrijke voordelen zijn: er is geen zaalverduistering nodig, het apparaat is gemakkelijk te bedienen, het bevordert actieve deelname van luisteraars en wijzigingen kunnen tot op het laatste moment worden aangebracht. Een nadeel is dat er vaak sheets met te veel tekstregels en te kleine letters worden gebruikt, waardoor aanwezigen uw teksten niet kunnen lezen. Dit valt te voorkomen door méér sheets te gebruiken, met elk maximaal acht tot tien regels tekst in een zo groot mogelijk lettertype. Een ander nadeel is dat de sheets gemakkelijk verschuiven, waardoor uw presentatie een onrustig geheel kan worden.

Computerprojectie
Bij deze techniek sluit u uw PC of laptop op een dataprojector aan, zodat u beelden en
teksten vanuit uw computer op een groot scherm kunt projecteren. Met een softwareprogramma, zoals Powerpoint, kunt u redelijk eenvoudig een presentatie maken. In deze presentatie kunnen onder meer foto’s, teksten, grafieken en tabellen en korte videofragmenten worden verwerkt. Bovendien is het mogelijk om beeldovergangen zoals overvloeiers te maken, of effecten met bewegende teksten en geluids-effecten in te voegen.

Dataprojectoren, ook wel LCD-projectoren (Liquid Crystal Display) geheten, zijn er in veel soorten. Bij het maken van een keuze is het van belang om op de lichtopbrengst te letten. De lichtopbrengst wordt uitgedrukt in Ansi-Lumen. Een eenvoudige ‘kantoorprojector’ heeft meestal een lichtopbrengst van ongeveer 500 tot 1000 Ansi-Lumen. Dit is voldoende om bij gedempt licht op een scherm van ongeveer 200 x 160 centimeter te projecteren. Voor projectie in grotere ruimten is een hogere lichtopbrengst nodig: 2000 tot 12000 Ansi-Lumen voor projectie op schermen van 300 x 400 centimeter of groter. Bij de lichtopbrengst speelt ook de afstand van de projector tot het scherm een grote rol. Wanneer er voldoende ruimte is, is het mogelijk om gebruik te maken van een doorzichtscherm. Hierbij staat de projector achter het scherm en wordt er in spiegelbeeld geprojecteerd. Het voordeel hiervan is dat het in de zaal niet donker hoeft te zijn, achter het scherm is dat natuurlijk wel noodzakelijk.

Ook de resolutie van een dataprojector is van belang. Deze moet altijd minimaal dezelfde zijn als de resolutie van het softwareprogramma dat u hebt gebruikt. Zo heeft Powerpoint bijvoorbeeld een resolutie van 800 x 600 pixels. Wilt u een afbeelding uit een CAD-programma projecteren, dan hebt u al gauw een resolutie van 1280 x 1024 pixels nodig omdat dunne lijntekeningen anders niet zichtbaar zijn. 

Videoprojectie
Videobeelden kunnen worden vertoond op een tv-scherm of geprojecteerd op een projectiescherm. Ook een projectiewall behoort tot de mogelijkheden. Hierbij wordt het beeld opgebouwd uit een aantal aaneengeschakelde video-projectie-units, die vrijwel naadloos op elkaar aansluiten. Daarnaast kunt u videobeelden op een videowall vertonen. Een videowall lijkt op een projectiewall, maar het grote verschil is dat het hierbij om een opeenstapeling van monitoren gaat. Daardoor zijn er tussen de schermen randen zichtbaar. Tegenwoordig wordt vaak gebruik gemaakt van plasmaschermen. Dit zijn platte grote tv-schermen. Het voordeel van deze schermen is dat ze weinig ruimte innemen en dat ze ook in een ruimte waar veel licht is goed beeld geven, bijvoorbeeld op een beursstand. 

CD-rom
Bijna elke computer en laptop is tegenwoordig voorzien van een CD-romspeler. Een CD-rom dient onder meer als de digitale ‘drager’ of veilige opslag van een presentatie. Daarnaast is het een interactief medium waarmee u, aan de hand van een menustructuur, verschillende gegevens, teksten, plaatjes en zelfs filmpjes kunt oproepen. 

Interactieve stemsystemen
Steeds vaker worden bij presentaties interactieve middelen ingezet. Het Interactive Voting System is hier een voorbeeld van. Dit systeem bestaat uit een PC die, op aangeven van de presentator, door een technicus wordt bediend. Door middel van (draadloze) druk-toetspaneeltjes kan het publiek zijn mening over het presentatiethema geven. De resultaten van deze stemming worden in een grafische weergave geprojecteerd en kunnen eventueel na afloop van de bijeenkomst worden uitgedeeld.

Vergaderen via internet /  video conferencing
Met behulp van kleine videocamera’s kunnen via internet on-line verbindingen tussen meerdere locaties worden gelegd. Op nagenoeg elke plaats ter wereld kunt u dan via live beelden en geluid contact maken met uw eigen locatie. Hoewel de beeldkwaliteit vooralsnog te wensen overlaat, is vergaderen via internet uiterst kostenbesparend; er hoeven immers geen kostbare reizen te worden gemaakt om met elkaar te kunnen confereren.

Geluid
Microfoons, versterkers en speakers zijn simpelweg de technische middelen die het stemgeluid van sprekers en muziek op goede sterkte overbrengen. Daarnaast noemen we nog enkele andere hulpmiddelen op het gebied van geluid. 

Microfoons
Er zijn twee soorten microfoons: de draadloze zendermicrofoon en de microfoon met kabel. De eerste is vooral geschikt voor een levendige presentatie waarbij de spreker zich vrij over het podium moet kunnen bewegen. De microfoon wordt aan revers of stropdas geklemd en het kleine zenderkastje wordt onzichtbaar weggewerkt in een binnenzak of aan de binnenkant van een jasje. Hoezeer de spreker ook beweegt, het geluidsniveau zal altijd hetzelfde zijn omdat de afstand van mond tot microfoon gelijk blijft.

De microfoon met kabel is er in verschillende uitvoeringen:

• Kathedermicrofoon: een vaste microfoon op het spreekgestoelte.
• Tafelmicrofoon: een vaste microfoon op een tafelstatief, bijvoorbeeld voor forumleden.
• Discussiemicrofoon: een vaste of draadloze ‘handheld’ microfoon die tussen de toehoorders staat om hen in de discussie te betrekken.
• Omhangmicrofoon: geeft de spreker, ondanks de kabel, meer bewegingsvrijheid.

Het is aan te raden om van tevoren altijd met de sprekers door te nemen hoe de microfoon werkt. Bent u zelf niet handig met deze apparatuur, vraag dan een technicus om uitleg. Laat altijd iemand achter in de zaal plaatsnemen, die controleert of de spreker daar verstaanbaar is als hij of zij op normale sterkte spreekt.

Luidsprekers
Luidsprekers geven spraak en muziek weer. Ze moeten zodanig worden geplaatst dat ze over het publiek ‘stralen’. Bij een combinatie van spraak en muziek kunt u een apart stereo luidsprekersysteem gebruiken met een lage, midden- en hoge weergave. Het is van belang dat de luidsprekers zodanig worden opgesteld en ingeregeld dat ze niet gaan ‘rondzingen’; een hinderlijk piepend geluid dat ontstaat als een microfoon te dicht bij een luidspreker in de buurt komt.

Mengpaneel
Het mengpaneel is het middelpunt van de totale geluidsinstallatie. Hier komen alle verschillende geluidsbronnen bij elkaar, die van hieruit naar de speakers worden gestuurd. Elk geluid is anders. Daarom is het noodzakelijk dat er een professional aanwezig is, die alle signalen qua toon en sterkte in balans brengt. Goede bekabeling en de juiste elektrische ‘aarding’ voorkomen storende bromgeluiden.

Vertaalinstallatie
Bestaat uw publiek uit mensen die verschillende talen spreken en is één voertaal voor uw bijeenkomst niet mogelijk, dan kunt u de sprekers simultaan laten vertalen. Simultaan vertalen is zeer inspannend werk. Daarom is het van belang dat er per taal altijd twee tolken aanwezig zijn, die elkaar regelmatig kunnen afwisselen. De vertalers worden in geluiddichte cabines ondergebracht, die zicht hebben op de presentatie in de zaal. Bij grote internationale congressen gaat het soms om tientallen cabines. Via een infrarood zender wordt (draadloos) geluid overgebracht naar een willekeurig aantal koptelefoons in het publiek. Door middel van een draaiknopje kunnen uw gasten de gewenste taal kiezen. 

Licht
Het is zeer raadzaam om een professional in te huren die het complete lichtprogramma verzorgt. Om echter een goede briefing te kunnen geven, is enige kennis van dit onderwerp onontbeerlijk.
De meeste lichtbedrijven werken met volledig geautomatiseerde systemen. De combinatie van techniek en creativiteit kan een verrassend effect geven. Belangrijk is dat u samen met het lichtbedrijf vooraf bepaalt welke onderdelen van het evenement u op welke manier naar voren wilt halen. Zo kunt u met de volgspot een spreker de volle aandacht geven, maar kunt u er ook voor kiezen om de betrokkene in natuurlijk licht te plaatsen. 

Sprekers klagen er vaak over dat ze door het licht waar ze in staan, het publiek niet meer kunnen zien. Zij moeten zich echter realiseren dat de situatie juist andersom is; het publiek moet de spreker goed kunnen zien. Soms kan een goede balans worden gevonden door de plaats van de spotlights, die op de spreker zijn gericht, aan te passen en het publiek in gedimd licht te zetten. 

Een uitgekiend lichtplan kan ervoor zorgen dat er steeds een nieuwe sfeer wordt neergezet. Niet alleen de apparatuur is belangrijk; de creativiteit van de belichter is doorslaggevend. Bespreek de gewenste ‘lichtsferen’ daarom goed.

Lichtplan
Hierin is uitgewerkt wat u met de verlichting wilt bereiken. Dit doel wordt vertaald naar een schema, waarin de diverse soorten lampen en ophangsystemen op de juiste plek zijn geplaatst. Houd hierbij ook rekening met het uitlichten van belangrijke zaken, zoals bijvoorbeeld de inschrijfbalie en de buffetten.

Lichttechnicus
Er zijn twee soorten lichttechnici: personeel dat alles opbouwt en een operator die het lichtpaneel tijdens het evenement bedient.

Licht- of mengtafel
De lichttechnicus zal het lichtprogramma doorgaans vooraf programmeren, waardoor hij alle lichtstanden tijdens het evenement kan oproepen.

Lichtstanden
Hiermee wordt de instelling van de afzonderlijke lampen bedoeld.

Trussen en rigging
Dit zijn ophangsystemen voor verlichting.

Statieven 
Zijn er geen ophangmogelijkheden, dan schijnt het licht vanaf statieven die in de zaal zijn opgesteld. Nadeel is dat ze ruimte in beslag nemen en dat de mogelijkheden van de lampen wat beperkter zijn dan in theaterzalen die met veel licht zijn uitgerust.

Effectverlichting
Effectlicht bestaat uit diverse soorten lampen die licht vormen en kleuren, maar ook logo’s en dergelijke kunnen weergeven. Er zijn ook volledig stuurbare spots beschikbaar die op afstand in allerlei richtingen, vormen en kleuren kunnen schijnen. Deze mogelijkheden komen goed van pas bij een dynamische presentatie waarbij veel lichteffecten en lichtsferen worden gebruikt. Pas op voor ‘disco’-licht (tenzij dat het door u gewenste effect geeft).

Tip!
Zet een overheadprojector pas aan als het eerste sheet erop ligt. Het is namelijk erg 
hinderlijk als de spreker de projector al bij het begin van zijn presentatie aanzet. 

Tip!
Sheets maakt u eenvoudig zelf door vanaf de computer met een laserprinter tekst op speciale sheetvellen af te drukken. Overigens kunt u teksten, grafieken en dergelijke ook rechtstreeks vanuit de computer op een scherm projecteren. Uiteraard is het ook mogelijk om gespecialiseerde bedrijven in te huren, die voor u professionele sheets voor een overheadpro-jector of een computerpresentatie kunnen vervaardigen. Daarbij werken ze veelal met een ‘template’; een achtergrond voor teksten en graphics, die gedurende de gehele presentatie de huisstijl van uw bedrijf benadrukken.

Tip!
Let er altijd op dat de projector, de lens en het scherm zijn afgestemd op het aantal bezoekers en de grootte van de zaal.

Tip!
Let erop dat de spreker op de goede plaats staat; naast het projectiescherm (vaak achter een katheder), zodat hij of zij niet in het projectielicht staat.

Tip!
Kabels lopen vaak op allerlei plaatsen in de zaal over de vloer. Het is verplicht (zeker wanneer u een professioneel bedrijf inhuurt) deze kabels met speciale tape vast te plakken. Daarmee voorkomt u dat uw gasten struikelen.

Tip!
Hoe om te gaan met videobanden en PC’s of laptops?

• Vochtige en koude ruimtes zijn taboe voor videotapes en computers. 
• Laat tapes en apparatuur enkele uren van tevoren acclimatiseren.
• Laat van een video altijd een reservetape maken en maak van uw computerpresentatie een back-up op een CD of diskette.
• Bekijk de zaal van tevoren en bedenk hoeveel tijd het zal kosten om de apparatuur op te stellen en proef te draaien.

Tip!
Hoe om te gaan met projectieapparatuur?

• Plaats een video- of dataprojector altijd zó in de zaal dat de gasten het apparaat niet kunnen aanraken.
• Zorg dat de ‘projectiebaan’ vrij is, oftewel: zorg dat er geen hoofden van mensen uit het publiek in het projectielicht kunnen komen.
• Neem vóór de presentatie altijd zelf plaats in de zaal, om met eigen ogen het resul-taat te kunnen beoordelen. 
• Zijn er bijvoorbeeld kieren te zien omdat het scherm een stukje boven de grond staat? Dat is eenvoudig op te lossen door aan de onderkant een stuk donkere stof of decoratiemateriaal te leggen. Daarmee kadert u het scherm af en zijn er geen storende randen te zien.
• Controleer de projectie altijd vooraf, zodat u precies weet of de apparatuur naar 
• behoren werkt en of de afbeeldingen in de juiste volgorde worden gepresenteerd.