Host(ess)-begeleiding

Sommige evenementen vragen om extra begeleiding en assistentie. Om uw gasten de weg te wijzen, te informeren of om relatiegeschenken op een persoonlijke manier uit te delen. U kunt ervoor kiezen medewerkers uit uw bedrijf in te zetten of gebruik te maken van professionele gastheren en -vrouwen. Deze hosts en hostesses zijn tijdens het evenement het verlengstuk van uw bedrijf. En omdat zij uw gasten namens u welkom heten, de weg wijzen, presentaties begeleiden et cetera, is het van groot belang dat de hosts en hostesses de cultuur van uw bedrijf uitstralen. Zij zijn uw tijdelijke visitekaartje. Ga bij de keuze van hosts en hostesses dan ook niet over één nacht ijs.

Zoek een betrouwbaar bureau dat bij uw bedrijfscultuur past. Let bijvoorbeeld eens op bij andere evenementen waar gebruik wordt gemaakt van hosts en hostesses. Stel uzelf de vraag of uw gasten bij deze mensen in goede handen zouden zijn. Let daarbij op de volgende zaken: zien ze er verzorgd uit, zijn ze beleefd en vriendelijk, opereren ze zelfstandig en daadkrachtig? Als hun manier van werken u aanspreekt, kunt u uiteraard altijd vragen voor welk bureau deze hosts en hostesses werken.
Om werkelijk de meest geschikte en professionele hosts of hostesses voor uw evenement in te zetten, kunt u het beste met een bureau rond de tafel gaan zitten en uitleggen over welke kwaliteiten uw gastheren en gastvrouwen moeten beschikken. Want voor een internationaal congres is het van belang dat deze ‘gastgevers’ naast Nederlands ook bijvoorbeeld Engels, Frans, Spaans en Duits spreken en verstaan terwijl een beursorganisator veelal verkoopervaring van de hosts en hostesses verlangt.

Ter ondersteuning van een oriënterend gesprek met een bureau vindt u hieronder een vragenlijst die u van te voren kunt doornemen.

• Wat is de taak van de host/hostess tijdens uw evenement: registreren en inchecken van gasten, promotie van producten, assisteren bij introductie van een nieuw product, enquêteren van gasten?
• Wat moet de host/hostess tijdens uw evenement uitstralen: sportiviteit, charme, volwassen-/jeugdigheid?
• Welk soort kleding wilt u dat de host/hostess tijdens uw evenement draagt: chique, sportief, stropdas/sjaaltje van uw bedrijf?
• Welk soort gasten staat de host/hostess te woord: (potentiële) klanten, relaties, diplomaten, artiesten?
• Over welke kwaliteiten moet de host/hostess beschikken: actieve talenkennis, verkooptechnieken?

Als u bovenstaande vragen hebt beantwoord, krijgt het bureau dat u wilt inschakelen een beeld van de host/hostess die u zoekt. Maar dat betekent nog niet dat de voor uw evenement geselecteerde gastheren en -vrouwen direct aan de slag kunnen. Want voorafgaand aan elk evenement moeten zij worden ingelicht over datgene wat hen te wachten staat en wat er van hen verwacht wordt. 

De informatie die u hen moet verschaffen, heeft onder meer betrekking op:

• Doel en aard van het evenement.
• Achtergrondinformatie over uw bedrijf en/of product.
• Doel van aanwezigheid host/hostess.
• Taak host/hostess.
• Aantal te verwachten gasten en de gastenlijst.
• Beschrijving van de (verschillende groepen) gasten.
• Gewenste behandeling van de (VIP)gasten.
• Plattegrond en routing van de locatie.
• Telefoonnummers van politie, ambulance, brandweer.

Tip!
Nodig het bureau waarmee u samen zou willen werken uit voor een oriënterend gesprek met uw onderneming. Op die manier krijgt het een goede indruk van uw bedrijfscultuur. Bovendien kan zo’n bureau op deze manier gerichter de juiste host/hostess voor uw 
evenement selecteren.