Materialen en gebruiksvoorwerpen

Onder de noemer ‘materialen’ komen praktische gebruiksvoorwerpen, noodzakelijke materialen en technische voorzieningen aan bod die het welslagen van uw evenement mede bepalen. Dit hoofdstuk dient daarbij als een geheugensteuntje; vaak zorgen degenen die verantwoordelijk zijn voor de locatie ook voor een groot aantal materialen. Toch is het aan te bevelen zelf de zaken goed op een rij te zetten want ook hier geldt: de details zetten de toon van uw evenement!

Misschien kunt u even in de huid van de bezoekers kruipen. Stel u gaat naar een bedrijfsevenement. U draagt chique kleding en uw haar zit perfect in model. Helaas, het giet van de regen. Dan maar even een paraplu meenemen. Bij aankomst van het evenement wordt u opgewacht door een jongeman (in bedrijfskleding) die uw auto wegzet zodat u snel naar binnen kunt. Een hostess – met paraplu met logo –  begeleidt u naar de ingang. Dit voorbeeld illustreert hoe u van de nood een deugd 
maakt. De details van gastvrijheid zullen de gasten nog lang onthouden.

We gaan nog even verder als bezoeker. Hoe is de ontvangst? Staan er duidelijke borden in welke zaal u moet zijn? En is er een incheckbalie waar u uw badge kunt afhalen en een programmaboekje of leaflet? Uiteraard wilt u uw jas kwijt, het liefst in een bewaakte garderobe. Daarna even naar het toilet (en spiegels). Heel attent is het om zowel bij het heren- als damestoilet een paar flesjes parfum en eau de toilette neer te zetten, en eventueel bij de dames enkele haarverzorgingsproducten. Zorg er altijd voor dat de verlichting in het toilet optimaal is; dus een goede, directe verlichting, en geen neonbuizen waardoor niemand er flatteus uitziet. Probeer ook altijd voor een toiletdame te zorgen zodat tijdens het hele evenement de toiletten schoon en fris blijven. Afhankelijk van de grootte van het evenement en de locatie, zult u in sommige gevallen toiletwagens moeten huren. Deze zijn er in diverse maten en kleurstellingen.

Routing
Loop altijd zelf de route die uw gasten moeten maken. Als men zich heeft ingeschreven bij de incheckbalie (denk ook aan kantoorartikelen als pennen, papier, niettang, paperclips en dergelijke) en de jas heeft opgehangen, is dan duidelijk aangegeven welke kant men op moet? Bij veel evenementen wordt gewerkt met kleurkaarten of -badges. Door luidsprekers schalt dan een slecht verstaanbare stem: ‘De oranje groep kan naar zaal B op de tweede etage’. Weinig professioneel en erg verwarrend. Voorkom dat en zorg ervoor dat vriendelijke hostesses uw bezoekers wijzen naar de juiste plek. Iedereen wil zich in een nieuwe omgeving graag laten informeren door een deskundige. Vermeld eventueel ook in het programmaboekje de opsplitsing van groepen.

Als uw gast is aangekomen op de plek van bestemming, willen veel bedrijven zich op diverse manieren profileren. Dat kan heel subtiel door koffiekopjes met bedrijfslogo te gebruiken, of taart te presenteren met logo. Andere aandachtspunten – al dan niet met logo – zijn tafelvlaggetjes en servetten, drukwerk, vlaggen en banieren, decorstukken, prullenbakken, podia en bewegwijzeringborden.

Techniek
Alhoewel in het hoofdstuk ‘presentatie en techniek’ er al uitgebreid op in is gegaan, noemen we nog even noodzakelijke materia-len als (audio)visuele hulpmiddelen, licht en geluid. Daarnaast dient u altijd te checken of de stroomvoorziening toereikend is. Anders huurt u aggregaten in. En controleer altijd de watertoevoer. Een ander punt dat u in gedachten moet houden is de klimaatbeheersing. Sommige gebouwen of tijdelijke locaties kunnen binnen korte tijd veranderen in een broeikas. Een gespecialiseerd bedrijf kan de ruimte zowel verwarmen als koelen en kan eveneens advies geven over gebruik van zogenaamde luchtsluizen (om de ergste kou bij binnenkomst te ondervangen). Bij sommige evenementen (als er bijvoorbeeld pers aanwezig is) zult u een aparte ruimte moeten inrichten als kantoor met fax, telefoonlijnen, computers met internetverbinding, printer en eventueel andere voorzieningen zoals een kopieermachine en tv-monitoren.