Etiquette

Etiquette zijn omgangsvormen die in de loop der eeuwen zijn ontstaan. Het zijn voorschriften en regels die betrekking hebben op de manier waarop je in bepaalde situaties ‘behoort’ te handelen. Bij de organisatie van een evenement is het handig om hierop terug te kunnen grijpen. Maar ook al heeft u alles wat stijl en ambiance betreft perfect geregeld, dan wil dat nog niet alles zeggen over het welslagen van een evenement. Aandacht voor uw gasten is het allerbelangrijkste. Iedere gast prikt door een ‘gekunstelde’ situatie heen waarbij een persoon die denkt verstand te hebben van etiquette, dit op een onpersoonlijke manier aanpakt. Een gast voelt zich pas echt gast als hij of zij op een persoonlijke manier ontvangen en vermaakt wordt.

In de jaren zeventig en begin jaren tachtig was ‘het inpakken’ van de gast met chique buffetten en statige ontvangsten schering en inslag. Maar na een aantal jaren had iedereen al een of meerdere keren zoiets meegemaakt; er ontstond behoefte aan iets anders. De diverse attracties deden hun intrede, zoals sportieve activiteiten, maar ook zang, dans en andere vormen van actief entertainment moesten de gasten er toe brengen zich meer te ‘bewegen’ en te integreren. Juist omdat nieuwe trends elkaar sneller opvolgen en omdat mensen vaak van alles al eens hebben meegemaakt, is het zo belangrijk dat de organisatie persoonlijke aandacht geeft, al vanaf de ontvangst. Geef de gasten het gevoel dat ze verwacht en herkend worden en stel ze op hun gemak. Het is een kleine moeite. Let maar eens op als u zelf een evenement of receptie bezoekt; hoe vaak moet u niet wachten nadat u het gastenboek heeft getekend? Gasten kunnen een heel verloren gevoel krijgen als ze in een ruimte komen waar niemand op hen afstapt. Zorg er daarom voor dat u vanaf het begin van het evenement een persoonlijke sfeer creëert: daarmee zet u de toon voor het vervolg.

Voorschriften
Ondanks dat u het persoonlijke aspect weet te benadrukken, zult u vooral bij hoog bezoek een aantal omgangsvormen moeten kennen voor wat betreft kleding en placering.

Kleding
Indien er een bepaalde dresscode is tijdens een evenement, kunt u deze het beste al op de uitnodiging vermelden. Vergeet ook niet op de uitnodiging eventuele extra kledingvoorschriften te vermelden, zoals bijvoorbeeld sportkleding of gemakkelijk zittende kleding als dit voor het evenement noodzakelijk is. 

Placering
Placering wil niets anders zeggen dan het neerzetten van stoelen in een bepaalde ruimte. De stoelen kunnen naar eigen inzicht door de gasten worden bezet, of u wijst de gasten naar een van te voren vastgestelde plek. In ieder geval is het handig om sprekers zo dicht mogelijk bij het podium te laten zitten. Reserveer ook een bepaald aantal stoelen voor de belangrijkste gasten of de eventuele pers. Tijdens lunch of diner is de tafelschikking zo dat de partner van de belangrijkste gast rechts van de gastheer zit. Het is gebruikelijk de hoofdtafel in het midden van de zaal te plaatsen zodat de gasten het meeste contact hebben met de overige gasten.

Checklist placering

• Bekijken gastenlijst en zaalruimte.
• Indeling maken.
• Plaats bepalen voor de pers.
• Plaats bepalen voor vip’s.
• Rekening houden met speciale zitplaatsen voor invaliden en bijvoorbeeld oudere mensen.
• Duidelijke naamkaarten maken.
• Kenbaar maken placering (via hostesses, via ontvangstcomité of schriftelijk).
• Bij buitenlandse gasten placering voorleggen aan ambassade of consulaat.

Tip!
Als u buitenlandse gasten uitnodigt, bel dan altijd met een ambassade, consulaat of het Koninklijk Instituut voor de Tropen. Zij kunnen u informatie verstrekken over de voorschriften en omgangsvormen. Cultuurverschillen zijn nooit helemaal te voorkomen, maar door u goed voor te bereiden, voorkomt u (pijnlijke) vergissingen.

Tip!
Stel dat u koninklijk bezoek ontvangt bij uw evenement. Spreek dan ruim van tevoren met een adjudant het programma door en geef daarbij gedetailleerde informatie over de gasten, de locatie, de inhoud van het programma, specifieke details en veiligheidsmaatregelen.