Evaluatie en afwikkeling

Het evenement heeft plaatsgevonden. De uitvoering zit erop en alle demontagewerkzaamheden zijn verricht. Los van misschien nog wat ‘gevonden voorwerpen’ en drukwerkrestanten, zijn alle materialen weer terug op hun plaats. De tent is weg of de locatie is weer leeg opgeleverd. 
Toch kunnen de draaiboeken nog niet helemaal in de kast en kan het project nog niet van uw takenlijst worden verwijderd. Er is nog een aantal zaken dat moet worden geregeld voordat het evenement écht kan worden afgerond. 

Afwikkeling 
In elk geval vindt nog de administratieve afwikkeling plaats. Hoe complex deze is en hoe lang de afwikkeling duurt, is onder meer afhankelijk van het aantal facturen, hoe snel u deze ontvangt en of er eventuele discussiepunten zijn. Binnengekomen facturen moeten worden gecontroleerd en, indien accoord bevonden, betaald. De werkelijke kosten moeten in kaart worden gebracht om uiteindelijk een nacalculatie te kunnen samenstellen. 

Wellicht bent u over enkele aspecten van de dienstverlening van derden niet tevreden en moet hiervoor een klachtenbrief worden opgesteld en vindt een evaluatiegesprek met de betreffende leverancier plaats. 

Daarnaast kan het zijn dat op het gebied van aftersales nog een aantal taken verricht moet worden. Bijvoorbeeld in de vorm van het toesturen van een bedankbrief aan de gasten, een handout van de presentaties of feestkrant, een bedankbrief aan sprekers, medewerkers en samenwerkingspartners.

Steeds vaker wordt ook een foto- of videoreportage van het evenement op internet geplaatst na afloop, zodat de gasten nog een keer kunnen nagenieten als de eigenlijke feestvreugde erop zit.
Tevens kan het opstellen van persberichten of verslagen voor het personeels- of relatieblad nog tijd van u vragen. 

Hoewel het evenement na afloop meestal niet meer continu al uw aandacht opeist, kan de nasleep in veel gevallen nog een aardige periode in beslag nemen. 

Evaluatie
Een veelgemaakte fout is om te denken dat het project met de voltooiing van het evenement erop zit. Het volgende evenement cq. dossier ligt alweer te wachten, waardoor voor een degelijke evaluatie geen tijd wordt vrijgemaakt. Het zal echter duidelijk zijn dat het belang ervan niet onderschat mag worden. Middels de evaluatie wordt immers het succes bepaald, het rendement. Tegelijkertijd legt u het startpunt vast voor de volgende keer dat dit evenement (of een variant erop) wordt georganiseerd. 

Interne evaluatie
Het is dan ook aan te raden om na elk evenement, hoe klein ook, te evalueren met de interne betrokkenen of alles vlot en vloeiend is verlopen in zowel de voorbereiding, uitvoering als afwikkeling. U kunt hierbij vragen stellen als:

• Was de aanlooptijd voldoende? 
• Kon de voorbereiding op alle punten zorgvuldig plaatsvinden of was er op een bepaald moment teveel haast geboden? 
• Was de samenstelling van het organiserende team goed? 
• Was de taakverdeling tijdens de voorbereiding goed?
• Was de taakverdeling tijdens de opbouw en uitvoering goed?
• Wat kan een volgende keer eventueel efficiënter of beter? 
• Wat voor soort 'denker', 'doener' of andersoortig teamlid werd wellicht nog gemist? 
• Was de briefing van de (interne) opdrachtgever volledig en duidelijk? 
• Hoe verliep de tussentijdse communicatie en terugkoppeling? 
• Hoe verliep het uitnodigingstraject? 
• Was de interne samenwerking goed om tot het juiste bestand van genodigden te komen? 
• Hoeveel genodigden waren er en wat was het aanmeldingspercentage? Was dit meer of minder dan verwacht?
• Hoeveel gasten waren er uiteindelijk op het evenement? 
• Wat was het no show -percentage? Was dit meer of minder dan verwacht?
• Was het draaiboek volledig en duidelijk? Wat zou beter kunnen?
• Op welk moment zijn eventueel fouten gemaakt of zaken vergeten? 
• Zouden we achteraf bepaalde punten anders in het draaiboek hebben opgenomen? Als dit het geval is, verander de betreffende punten dan alsnog, zodat een juiste versie in de dossiers achterblijft. Als dan bij een volgend evenement hetzelfde draaiboek er als leidraad en startpunt bij wordt gepakt, zal niet weer dezelfde fout worden gemaakt.
• Wat vonden u en het team zelf van het entertainment, de locatie, de catering enzovoort? Zou u in de toekomst weer met deze leveranciers willen samenwerken of was de samenwerking niet voor herhaling vatbaar? Op welke punten wel of niet?
• Et cetera.

Beschrijf daarbij ook welke punten of activiteiten opvallend goed zijn gelopen en dus vooral moeten worden gecontinueerd. Maak van al deze opmerkingen en eventuele aanvullingen notulen en voeg deze toe aan het dossier. Elk evenement levert een bepaalde ervaring op en van élk evenement leert u weer nieuwe dingen. Door deze ervaringen, positief en negatief, vast te leggen, vormen zij een belangrijk leerpunt voor de toekomst. Voor uzelf én voor anderen binnen uw bedrijf.

Externe evaluatie
De meetbaarheid van het succes, het rendement van evenementen wordt veelvuldig besproken in de evenementenbladen. Als u er bij het begin van de organisatie van een evenement in slaagt de gestelde doelen te kwantificeren, heeft u een helder meetinstrument in handen. In de meeste gevallen is het helaas niet zo eenvoudig om ‘harde’ resultaten te meten. Toch is er wel een aantal mogelijkheden om ook extern te evalueren en zo tot een waardeoordeel te kunnen komen met betrekking tot het succes van het evenement. Ofwel de mate waarin de gestelde doelstellingen zijn bereikt.

Of en op welke wijze u het evenement wilt evalueren, hangt af van een aantal factoren, zoals:  

• Het repeterende karakter van het evenement
  Wordt het evenement vaker georganiseerd in de toekomst, dan is het zeker wenselijk om erachter te komen of, en in welke mate er sprake is van een geslaagd evenement, welke verbeterpunten en welke succesfactoren voor de volgende keer moeten worden meegenomen.
• Het type evenement
  Niet alle evenementen lenen zich voor een uitgebreide evaluatie: een informele bijeenkomst leent zich minder voor het uitreiken van een officieel evaluatieformulier dan een congres of seminar. Toch moet u niet te snel denken dat de gasten een evaluatie als belastend ervaren. Het geeft mensen immers een gewaardeerd gevoel als naar hun mening wordt gevraagd. Er wordt oprecht interesse in hem of haar getoond. Iets wat op zich al bijdraagt aan een positieve beleving van uw bedrijf, product of dienst.
• Betaalde deelname of gratis deelname
  Wanneer deelnemers hebben moeten betalen voor een evenement, zoals bij congressen en seminars gebruikelijk is, gaat dit gepaard met een bepaald verwachtingspatroon ten aanzien van onder meer de prijs-kwaliteitverhouding. Het is in deze gevallen zeer gebruikelijk om de mening van de deelnemers te vragen en te toetsen of aan de verwachtingen is voldaan.

De evaluatie kan op verschillende manieren vorm worden geven. Bij de keuze kunt u zich onder meer laten leiden door de hiervoor genoemde punten. Mogelijke evaluatievormen zijn:

• Een schriftelijke enquête
  Deze enquête kunt u in de zaal uitreiken, bij de deur meegeven of na afloop toezenden. Houdt u er rekening mee dat het moment van uitreiken de respons sterk beïnvloedt; hoe later u de formulieren uitreikt, des te lager de respons. Aan de andere kunt u een beter beeld krijgen over hetgeen het beste of langste bijblijft, als de gasten juist enkele dagen na afloop de formulieren pas invullen.

• Een mondelinge evaluatie 
  Dit kan direct bij vertrek van de gasten of middels een telefonische enquête op een later tijdstip. Een minder formele manier is om bijvoorbeeld bij een relatiegericht evenement de accountmanagers enkele dagen na het evenement, tijdens een persoonlijk gesprek, mondelinge peilingen te laten houden. Dit kan telefonisch of als zij de klant bezoeken. Belangrijk is dan wel dat goed wordt doorgevraagd en het gesprek verder komt dan ‘Vond je het leuk?’. Bijvoorbeeld door te vragen naar de mening van de gast over de samenstelling van het gezelschap, de samenstelling van het programma, de inhoud en informatiewaarde, de ligging en uitstraling van de locatie, de culinaire verzorging et cetera. Als het uw bedoeling is om deze resultaten zodanig in kaart te brengen dat dit verder gaat dan een opiniepeiling, is het noodzakelijk een duidelijke vragenlijst aan de accountmanagers mee te geven. Overigens kan dit voorbeeld prima worden doorgetrokken op een personeelsfeest; de leden van de personeelsvereniging zouden diepte-interviews kunnen afnemen onder de medewerkers van uw bedrijf.

Voor zowel schriftelijke als mondelinge evaluatievormen geldt, dat u ervoor kunt kiezen om alle gasten om hun mening te vragen, of dit slechts steekproefsgewijs te doen. 

Wanneer u geen gebruikmaakt van een van voornoemde evaluatievormen, zijn er toch enkele andere graadmeters die een beeld geven van het succes van het evenement. Hoewel ze geen ‘hard bewijs’ zijn, kunnen ze toch aardig aangeven of alle moeite en investeringen niet voor niets zijn geweest:

• de mate waarin de resultaten gevoelsmatig aan de omschrijving van de doelstelling voldoen;
• de daadwerkelijke opkomst ten opzichte van het verwachte aantal gasten;
• de reacties die u en collega’s tijdens het evenement van gasten vernemen;
• uw eigen gevoel over het verloop van het evenement;
• de reacties die u en collega’s na afloop krijgen (bedankjes per telefoon, bedankbrieven, e-mailberichten enzovoort);
• de mate waarin en wijze waarop er eventueel in de media aandacht is voor het evenement;
• de sfeer tijdens het evenement;
• de mate waarin alles organisatorisch vlot en vloeiend verliep;
• het aantal deelnemers tijdens een eventueel vervolg van het evenement.