Programma

Je doet er verstandig aan om je programma rond de hoogtepunten af te stemmen. Zorg voor een goede verdeling, want er is niets zo zonde om te beginnen met een hoop spektakel als er geen vervolg op komt. Je kunt het beste de spanning opbouwen door de meest ‘saaie’ onderdelen aan het begin van de avond of dag te plaatsen. Vergeet niet genoeg pauzes in te lassen en tijd te creëren om rustig te eten. Vind op deze manier de juiste mix van informatie, entertainment en ontspanning.

Elk programma is anders opgebouwd, maar bestaat altijd uit een aantal vaste punten. Hieronder worden ze genoemd met een tijdsindicatie:
• Ontvangst en registratie (30 minuten).
• Welkomstdrankje (15 minuten).
• Bewegwijzering en begeleiding (15 minuten)
• Welkomstwoord (5 minuten).
• Huishoudelijke mededelingen (5 minuten).
• Sprekers, entertainers, audiovisuele middelen (maximaal 1,5 uur achter elkaar).
• Koffie- of theepauze (20 minuten).
• Lunch (1 tot 2 uur).
• Diner (1,5 tot 3,5 uur).
• Feest (4 tot 5 uur).
• Afronding programma (5 tot 10 minuten).

• Vertrek en overhandigen geschenk/attentie (30 minuten).

Als verantwoordelijke voor het programma zou je het liefst op alle plekken tegelijk aanwezig zijn. Leg je erbij neer dat dit niet gaat en zet voor verschillende programmaonderdelen professionals in. Spreek van tevoren aan de hand van een briefing de opdracht door. Zo houd je de eindregie en alle touwtjes in handen.

Om een goed overzicht van je programma te maken, is het belangrijk te weten hoeveel tijd de programmaonderdelen gaan kosten. Dit doe je het zorgvuldigst door te gaan kijken naar een act, te luisteren naar de speeches en de route te lopen die jouw gasten vanaf de parkeerplaats naar de locatie moeten afleggen. Zo breng je elk afzonderlijk aspect in beeld.

Bij logistieke hoogtepunten als het begin en het einde van een evenement kun je extra personeel inzetten. Mocht het programma uitlopen dan kun je altijd een pauze inkorten om alles weer volgens schema te laten verlopen.