Omgang met leveranciers en briefing

Je gaat op zoek naar geschikte leveranciers voor jouw evenement. Het kan zijn dat deze zich vanzelf aandienen, maar je kunt ook putten uit verschillende informatiebronnen. Vaak kom je door navraag te doen bij anderen interessante gegevens over leveranciers te weten.

Hierbij enkele belangrijke punten bij omgang met leveranciers:
• Breng je wensen en budget in kaart voor je een leverancier benadert.
• Bepaal welke delen je in eigen hand wilt houden en welke onderdelen je uit wilt besteden. Een eventuele externe organisator kies je op basis van onder andere: referenties, een vrijblijvende offerte, werkwijze, leveringsvoorwaarden en een persoonlijk gesprek.

• Bekijk verschillende aanbieders. Dat doe je door het bezoeken van websites, beurzen, het uitpluizen van vaktijdschriften, contacten leggen met brancheverenigingen en wederom ervaringen van derden peilen. Ook plaatselijke VVV’s zijn dikwijls erg behulpzaam, met name bij buitenlandse bestemmingen.
• Voer de ‘sigarenkistberekening’ uit. Vul de begroting tot nu toe in met grove inschattingsbedragen. Als je na benadering van de leveranciers alle bedragen hebt ingevuld, heb je een idee of jouw plan realiseerbaar is met het beschikbare budget. Wellicht moet er bijgesteld worden.

• Maak een selectie van een aantal leveranciers, maximaal 3 per onderwerp. Vraag deze leveranciers een offerte uit te brengen op basis van jouw zorgvuldig opgestelde briefing.
• Breng een bezoek aan potentiële locaties en ontmoet belangrijke leveranciers persoonlijk. Het is erg belangrijk dat het klikt tussen jou en de leverancier.
• Beoordeel de binnengekomen offertes kritisch. Maak definitieve keuzes en stel een definitieve bevestiging op of laat dit doen door de leverancier. Let hierbij op vaststelling van het definitieve budget.

• Leg alle gemaakte afspraken schriftelijk vast, op deze manier creëer je van alle leveranciers een map waarin alle correspondentie is vastgelegd.
• Neem de algemene leveringsvoorwaarden goed door en bespreek deze zo nodig.

• Plan, indien nodig, een laatste werkbespreking, waarbij de belangrijkste leveranciers aanwezig zijn.
• Geef één week voor het evenement het definitief aantal gasten door. Let hierbij op de algemene leveringsvoorwaarden van de leverancier en de datum waarop het officiële garantieaantal doorgegeven dient te worden, deze kan namelijk verschillen per leverancier.

• Controleer en registreer de gang van zaken tijdens het evenement. Eventuele opmerking-en zo veel mogelijk op het moment zelf aangeven, mits er op dat moment nog iets aan te veranderen is. Andere afwijkingen noteren en na afloop bespreken.
• Stel direct na afloop een lijst op van te verwachten facturen. Vergelijk alle binnengekomen facturen met eerder gemaakte afspraken en doorgegeven aantallen gasten.
• Evalueer met de belangrijke leveranciers, óók als het goed is gegaan.

De briefing is een van de belangrijkste punten bij de organisatie van een evenement. Je geeft deze informatie aan het bureau dat het evenement organiseert, of aan iemand die een (deel)taak uitvoert. De briefing vormt de fundering van jouw evenement. Sterker nog: zonder briefing gebeurt er niets of gebeuren er dingen die totaal niet de bedoeling waren.

Bedrijf

Beschrijf in de briefing de historie van het bedrijf, de bedrijfscultuur, feitelijke informatie als het aantal medewerkers, producten en/of diensten die jouw bedrijf levert en eventueel de marktpositie. Dit doe je niet in lange, ingewikkelde verhalen maar in een korte, bondige omschrijving. Dit soort informatie haal je meestal uit het (sociaal) jaarverslag, folders en brochures van je bedrijf, en de bedrijfsmissie en visie.

Evenement

In de briefing over het evenement zelf geef je eerst informatie over de aard en inhoud van eventuele voorgaande evenementen. Daarna schets je in duidelijke taal het doel van het komende evenement. Geef daarbij een profielschets van de gasten.

In deze briefing moet je antwoord geven op het bekende vragenrijtje:

• Hoe (moet het evenement eruit gaan zien)?
• Wie (zijn de gasten)?

• Wat (houdt het evenement/programma in en wat is het thema)?
• Waar (vindt het evenement plaats)?
• Wanneer (is het evenement gepland)?

• Waarom (wordt het evenement georganiseerd)?

Met behulp van de checklisten uit andere hoofdstukken kun je zelf al een gedetailleerd beeld vormen van de verwachtingen en eisen die je stelt aan het evenement.

Probeer deze op een directe en duidelijke manier over te brengen.

Inhoud

De briefing over de inhoud vloeit voort uit de bovengenoemde briefings en geeft op een heel concrete manier informatie. Je geeft aan hoe het evenement (of een bepaalde taak) er uit moet komen te zien. Kruip in de huid van je gasten en bedenk wat het evenement voor hen zo speciaal moet maken, en wat het uit moet stralen. Geef dus geen opsomming van middelen die ingezet kunnen worden, maar geef verwachtingen weer ten aanzien van stijl, sfeer, verzorging, kwaliteit, consistentie, niveau, enzovoort. Bij de inhoudsbriefing geef je ook de taakverdeling aan en eventueel het (afgesproken) budget.

checklist
Onderstaande checklist kan nuttig zijn bij het invullen van de briefing aan leverenciers: