Drukwerk

Een evenement gaat altijd gepaard met een grote hoeveelheid drukwerk. Dat begint al met de uitnodigingen, maar denk ook aan tafelkaartjes, badges en bedrukte kleding. Voorbereidingen voor drukwerk kunt u al in een vroeg stadium in gang zetten. Aan de hand van een checklist kunt u het gehele traject vanaf idee tot en met uitvoering stap voor stap uitwerken.

Maak eerst een keuze of u lay-out en drukwerk intern wilt regelen of via een extern bureau laat verzorgen. U kunt in alle drukwerk dat met het evenement te maken heeft de eigen huisstijl terug laten komen óf bijvoorbeeld een apart logo laten ontwerpen. In overleg met een ontwerper bepaalt u kleur, stijl, lettertype en papiersoort. Aan de hand van schetsen en werktekeningen ontstaat dan een definitieve versie.

Heeft u een duidelijk beeld voor ogen welk drukwerk en welke huisstijl u wilt, dan kunt u prijzen bij drukkers gaan aanvragen. Dit doet u óf via de ontwerper (die dan ook voor de begeleiding zorgt), óf zelf (via een van uw medewerkers). Zorg voor meerdere offertes, maar wees zorgvuldig bij het vergelijken van prijzen; drukkers berekenen hun prijzen op vele verschillende manieren. Sommige drukkerijen kunnen lagere prijzen berekenen wanneer u materialen in een vroeg stadium aanlevert zodat het gemakkelijker kan worden ingepland. Probeer in ieder geval een spoedklus te voorkomen, want hoe meer haast u heeft met uw drukwerk, hoe meer geld het vaak kost. Het is zeker aan te raden om al het drukwerk bij één drukker onder te brengen, dat kan u schelen in de prijs. Houd daarbij wel in uw achterhoofd dat niet alle drukkerijen alle soorten drukwerk kunnen uitvoeren. Vraag om duidelijkheid hierover bij de offerte-aanvraag, zodat u latere misverstanden kunt voorkomen.

Op een rij
Of u het drukwerk nu via de eigen huisdrukkerij of via een externe drukkerij laat verzorgen, u zult altijd gegevens moeten verstrekken over de volgende onderwerpen:

• soort drukwerk
• papiersoort
• formaat
• logo en lettertype
• één of meerdere talen
• beeldmateriaal
• oplage
• bijzonderheden

Toelichting

Papiersoort
Voor het gros van het drukwerk zal papier worden gebruikt. Laat u bij de papierkeuze leiden door de functie van het drukwerk (formaat, eventuele wijze van vouwen), de uitstraling (chique, informeel, zakelijk, persoonlijk) en het soort drukwerk (antwoordkaart, uitnodiging, menukaart). Houd ook in uw achterhoofd dat een zwaardere papiersoort hogere portokosten met zich meebrengt. Vraag om informatie bij TPG Post.
Overleg omtrent papiersoorten kan plaatsvinden samen met een ontwerper of met een drukker. Met name drukkers kunnen u vaak veel voorbeelden van papiersoorten laten zien. Vraag een drukker altijd om een proefmodel en kies op basis daarvan de juiste enveloppe.

Formaat
Let bij de keuze van formaten vooral op de praktische voor- en nadelen. Zo kan het handig zijn dat programmaboekjes in een handtas of binnenzak passen. Menukaarten winnen aan uitstraling wanneer deze qua vorm en kleur bij de tafel en het servies passen. Tafelschikkingskaartjes zijn vrijwel altijd van een klein formaat, maar wel bedrukt met een duidelijke letter (die ook bij sfeerlicht goed leesbaar is). Wilt u drukwerk verzenden in bestaande enveloppen, bijvoorbeeld van uw bedrijf, stem de formaten daar dan op af. 

Vaak is het goedkoper om standaardformaten aan te houden (A4, A5, enkele kaart, dubbele kaart, uitklapbare kaarten) dan voor afwijkende maten en/of vormen te kiezen. Ditzelfde geldt ook voor onder meer banieren, vlaggen en bewegwijzering.

Logo en lettertype
Wanneer u een speciaal logo laat maken, zet dan eerst op een rijtje voor welke toepassingen dit gebruikt gaat worden. Voor een vormgever biedt dit houvast bij het ontwerp. Vragen die hierbij aan de orde komen, hebben betrekking op onder meer het gebruik van kleuren, mogelijkheden voor vergroting/verkleining (posters, visitekaartjes), reproductie (is het bijvoorbeeld te kopiëren) en materialen waarop gedrukt gaat worden. Bij de keuze voor een bepaald lettertype kunt u zich het beste laten adviseren door een ontwerper. De grootte hiervan wordt aangegeven in punten: bijvoorbeeld Helvetica 14-punts of Courier 12-punts. Stem het lettertype ook af op de al bestaande huisstijl van uw onderneming. Bij de lettergrootte is het goed om nog even het doel van het drukwerk voor ogen te halen. In een schemerige ruimte is het moeilijk lezen en zal een grotere letter nodig zijn dan in een fel verlichte zaal.

Eén of meerdere talen
Met name grote bedrijven zullen vaak uitnodigingen voor een evenement naar het buitenland sturen. Denk hier al aan op het moment dat u de offerte aanvraagt en geef aan in hoeveel talen de totale oplage moet worden gesplitst. De drukker moet dan namelijk verschillende ‘tekstwissels’ aanhouden, en dat duurt langer en de kosten zijn hoger.

Gebruik beeldmateriaal
In veel gevallen zal gebruik worden gemaakt van fotomateriaal in het drukwerk. Scherpe zwart-wit foto’s zijn hiervoor het meest geschikt. Ook digitale kleurenfoto’s van een goede kwaliteit kunnen goed gereproduceerd worden. Zorg ervoor dat u het fotomateriaal tijdig aanlevert. U heeft dan nog ruimte in de planning om foto’s die u afkeurt opnieuw aan te vragen.
checklist
In alle drukte rondom de voorbereidingen van een evenement gebeurt het gemakkelijk dat u bepaalde zaken over het hoofd ziet. Onderstaande checklist kunt u gebruiken als geheugensteuntje:  

• antwoordkaarten
• badges
• banieren
• bewegwijzering
• bordjes ‘gereserveerd’
• brieven
• draaiboeken
• enquêteformulieren
• enveloppen
• gimmicks
• leaflets
• menukaarten
• personeelsblad
• posters
• programmaboekje
• relatieblad
• routekaartjes
• servetten
• stickers
• tafelschikkingskaartjes / tafelnummers of namen
• textielbedrukking
• toegangskaarten
• uitnodigingen
• vlaggen

Tip!
Als u een logo heeft laten ontwerpen, leg het dan onder de kopieermachine en maak een aantal verkleiningen en vergrotingen. Dan ziet u in één oogopslag of het logo de gewenste uitstraling houdt.

Tip!
Bij drukwerk in kleine oplagen kunt u ook overwegen (kleuren)kopieën te laten maken, bijvoorbeeld bij een copyshop. Of digitaal te drukken. Dit kan een stuk goedkoper zijn. Laat u goed voorlichten over de kwaliteit, want hierin zijn nogal wat variaties mogelijk.
Tip!
Het is aan te raden om voor de omslag van bijvoorbeeld een programmaboekje of een menukaart, een wat dikkere ‘vetvrije’ papiersoort te kiezen die bestand is tegen veelvuldig gebruik.